Perfil de la gente altamente efectiva

Para Stephen R. Covey las personas con hábitos de efectividad son la clave para formar organizaciones altamente efectivas. Por esta razón el desarrollo de estos hábitos a nivel personal constituirá la base para la efectividad organizacional.

Hábito 1: Proactividad

Aún cuando no es un término posible de encontrar en cualquier diccionario, es una palabra muy utilizada en estos tiempos y sobretodo en la administración de empresas. En términos generales significa que nuestra conducta es el resultado de nuestras decisiones, no de nuestras condiciones. Las personas altamente efectivas reconocen el contenido de “responsabilidad” que la proactividad lleva implícita.

En Recursos Humanos, se debe tratar de hacer que las cosas sucedan, existe la responsabilidad por ello y se debe tomar la iniciativa, podría otorgar elementos suficientes como para anticiparse  a los hechos buscando  constantemente una forma de abordar los problemas y hacerles frente de manera proactiva. 

Una organización proactiva definirá conscientemente sus metas y plazos y se trazará un plan estratégico y acotado a su realidad y cultura. Muchas empresas actúan en forma proactiva: cifran sus resultados de año en año y hacen proyecciones de venta,  de gastos,  de nuevos proyectos e iniciativas, se anticipan a lo que viene y están atentas al mercado y las necesidades de sus clientes. 

Una persona no proactiva dirá: “yo soy así”, “tengo que hacer esto o aquello”, “debo”, “no lo permitirán”…. en tanto que una persona proactiva utilizará otro lenguaje donde privilegiará enunciados como:  “prefiero”, “elijo”, “elegiré una respuesta adecuada”, “puedo optar por un enfoque distinto”, etc. 

Una persona proactiva toma la iniciativa y no culpa  a su entorno, toma los problemas como desafíos y no como limitaciones.

Hábito 2: Empezar con un Fin en Mente

Cada vez,  hay mayor necesidad de tener una visión, una meta y un conjunto de principios, valores y/o instrucciones, que nos diga hacia dónde vamos. La efectividad personal u organizacional se relaciona más con “hacer lo correcto” que sólo con “el esfuerzo realizado”.  Por ello tener una brújula que oriente y nos de pistas para saber que vamos en el camino correcto será un mejor aliciente que sólo saber que hacemos bien las cosas.

Desde el punto de vista de la administración,  podríamos decir que existe una clara diferencia entre ser un administrador y un líder. Un buen administrador procurará que las cosas se hagan bien, en tanto que un líder establecerá el lugar donde se quiere llegar.

Muchas empresas tienen una “Visión” que da cuenta de donde quieren estar y esta es la guía para todo su accionar. Aún cuando la visión muchas veces es comunicada al personal, está escrita en los diarios murales, enmarcada en cuadros llamativos con imágenes y dispuestas a través de todos los pisos y oficinas  de la empresa, no siempre está en las mentes y los corazones de la gente. Por esta razón, construir una visión en la que puedan participar todos los empleados será la mejor opción por cuanto asegurará  mayor compromiso en la consecución de esa visión.

Hábito 3: Establecer Primero lo Primero 

Corresponde a aquella habilidad que permite distinguir entre lo urgente y lo importante. Permite convertir en realidad la visión propuesta en el hábito N° 2. Cuando las personas en una organización están preocupadas por establecer las prioridades en función de lo importante la organización está preparada para prevenir y/o corregir los problemas desde su origen.

El tercer hábito es la materialización, de la visualización proveniente del segundo hábito. Los dos primeros son prerrequisitos para el tercero. Este último aborda temáticas relacionadas con la administración de la vida y principalmente del tiempo. Organizarse y ejecutar en función de prioridades es la clave.

Covey propone la administración del tiempo en función de cuatro cuadrantes. Utiliza los conceptos de urgente e importante. Urgente lo define como aquello inmediato e importante como aquello que se relaciona con los resultados. Algo es importante si aporta a nuestra misión, valores y metas de alta prioridad.

Gráfica de Cuadrantes

S. Covey

• Resultado de las personas que viven centradas en el cuadrante I:

Viven agobiadas por el stress, agotamiento, bajo la administración de crisis y siempre apagando incendios.

• Resultado de las personas que viven  bajo el cuadrante III:

Se concentran el plazos cortos, bajo administración de crisis, atento a la reputación, considera que los planes y metas no valen la pena, se siente impotente excluido del control, establece relaciones muy frágiles o rotas.

• Resultado de las personas que se administran bajo el cuadrante III y IV: 

Viven vidas irresponsables, enfrentadas a despidos, dependiendo de otros o gobernado por apremios básicos.

Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes III y IV, urgentes o no, no son importantes. Reducen el cuadrante I,  pasando más tiempo en el cuadrante II.

El cuadrante II es el corazón de la administración personal efectiva. Para decirles “sí” a las prioridades importantes del cuadrante II, hay que aprender a decirles “no” a otras actividades, aunque algunas de ellas aparezcan como urgentes.

Sugerencias para organizarse bajo el cuadrante II:

• Identificación de roles: Seleccionar el rol,  bajo el cual va  a organizarse, sea este : Individuo, Padre, Madre, Jefe de Personal, Gerente Recursos Humanos, Gerente de  Administración, Miembro de la Junta de Vecinos u otro.

• Selección de metas:  Asignar a cada rol dos o tres resultados en el plazo de una semana.

• Programación temporal: Se pude trasladar cada meta a un día específico

• Adaptación diaria: con esta organización semanal la planificación diaria se convierte en una función de adaptación diaria, de dar prioridades a actividades y de responder a acontecimientos, de un modo significativo.

Esta autoadministración se centra en principios, está dirigida a la conciencia moral, define la misión singular, incluye valores y metas a largo plazo, ayuda a equilibrar la vida identificando roles y proporciona un contexto más amplio por medio de la organización semanal.

Una de las claves para trabajar, bajo este cuadrante,  al interior de la organización está en “delegar” en encargados que trabajen bajo sus propias fórmulas en función de resultados,  más que delegar  con una supervisión de método uno  a uno…..”haga esto” “ lleve aquello” y “avíseme cuando esté hecho”

Hábito 4: Pensar en Ganar/Ganar

Ganar / Ganar  es una filosofía  total de la interacción humana, procura el beneficio mutuo. Todas las partes se sienten bien con la decisión que se tome. Se ve todo como un escenario cooperativo y no competitivo. Su base es considerar que el éxito de una persona, área, departamento, unidad, no se logra con la derrota de otros sino en que existe otra alternativa, se trata de un éxito mejor.

Cuando se consideran nuestros objetivos  y los de los demás se puede lograr el bien común, cuando existe consideración de los demás, se sientan las bases para una mejor convivencia y equidad en la relaciones humanas.

• Lo primero es ver el problema desde otro punto de vista, dar espacio para que la otra parte exprese sus preocupaciones

• Identificar los  asuntos clave más que los puntos de vista

• Definir qué resultados constituirán una solución totalmente aceptable.

• Identificar opciones posibles para alcanzar esos resultados.

Las actividades y comportamientos de este tipo sientan las bases para la alineación con la misión organizacional.

Hábito 5: Procurar primero comprender y después ser comprendido

Esta es la esencia del respeto hacia los demás. La necesidad de ser comprendidos es uno de los sentimientos  más intensos del ser humano.

Una organización cuyos empleados practican este hábito cuenta con sistemas de información que permiten estar al tanto de las necesidades de sus empleados, clientes, proveedores, accionistas y la comunidad en general.

Hábito 6: Sinergizar

Es el resultado de la habilidad y la actitud de valorar la diversidad. El logro de trabajo en equipo y la innovación son el resultado de este hábito. 

Juega un papel fundamental la capacidad de darnos cuenta que vemos el mundo bajo nuestro mapa, nuestras creencias y valores. El territorio es lo que es, nosotros vemos el mapa de acuerdo a como nos hemos formado. El mapa no es el territorio. Cada quien puede tener la razón a pesar de no estar de acuerdo.

Una organización que practica este hábito, puede propiciar el intercambio de información y la cooperación entre los diferentes  departamentos y unidades de la empresa.

Hábito 7: Afilar la Sierra

Se refiere a la capacidad que tenemos para renovarse en cada una de estas cuatro dimensiones:

Física: Supone cuidar el cuerpo, comer bien, descansar lo suficiente y hacer ejercicios. Las organizaciones que practican este hábito dan cuenta de: Reinversión tecnológica,  en instalaciones y en las personas

Espiritual: este el centro de todo, es el compromiso con los valores. Las organizaciones hace continuos esfuerzos por mantener el compromiso con los valores y principios de la empresa. Se enfatiza la Misión y se renueva si fuese necesario.

Mental:  Leer, escribir, capacitarse, son hábitos de alto impacto para nuestra mente. Las organizaciones frecuentemente realizan actividades de desarrollo y de capacitación al personal. No obstante en periodos de crisis económicas son las primeras actividades que se suspenden. Aquí los administradores de Recursos Humanos deben buscar mecanismos que hagan que esta hábito no decaiga ya sea con capacitación interna, con actividades culturales, etc.

Social / Emocional:

Mientras que las otras tres dimensiones están relacionadas con los hábitos 1, 2 y 3, (visión, liderazgo, y administración personal) esta última dimensión está relacionada con los hábitos  4, 5 y 6 (principios del liderazgo interpersonal, comunicación empática y cooperación creativa). Para renovar esta dimensión es posible realizarla en nuestras relaciones cotidianas. Probablemente tengamos que esforzarnos y practicar en forma permanente. 

Las organizaciones establecen mecanismos de reconocimiento del personal a través de acciones como sistema de evaluación del desempeño, reconocimiento del talento, programas de mejora continua, círculos de calidad total. 

Perfil de las personas altamente efectivas al interior de las empresas:

Proactivas, comprometidas con la visión la empresa, priorizan por lo importante sobre lo urgente,  piensan en el beneficio recíproco, escuchan y comprenden a los demás, buscan soluciones a pesar de las diferencias y están en permanente renovación física, mental, espiritual y social.