La Capacitación y Desarrollo del Recurso Humano: actividad estratégica y permanente

 Alejandra González Jorquera

Asistente Social, Pontificia Universidad Católica de Chile

Socia Gerente HR Consultores

Felipe Ceruti Rodríguez

Psicólogo Laboral, Universidad Diego Portales

Diplomado en Dirección de Recursos Humanos, Universidad Adolfo Ibáñez

Consultor Senior  HR Consultores

Hoy día el capital intelectual de las organizaciones constituye la principal fuente de diferenciación y creación de ventajas competitivas sostenibles en el tiempo. La capacitación y el desarrollo de los recursos humanos se han tornado en uno de los medios de gestión clave para acrecentar y construir valor para la empresa. 

¿Por qué hoy día se hace indispensable contar con un recurso humano capacitado? 

Son varios los autores contemporáneos que sostienen que en estos tiempos nos encontramos frente a un cambio de paradigma en lo que respecta a la gestión de las empresas, una nueva revolución en la productividad que enfatiza sus activos intangibles, es decir, aquellos que nacen de la actividad humana propiamente tal. 

Entonces, pareciera indispensable la necesidad de ir desarrollando y capacitando a las personas para lograr un alineamiento entre sus capacidades y habilidades, y los requerimientos de las organizaciones.  

Capacitación v/s desarrollo del recurso humano

• En términos generales la Capacitación tiene por misión preparar al empleado para cumplir con los requerimientos del cargo que actualmente ocupa(rá), o para una función en particular. El objetivo es que el  empleado adquiera un conjunto determinado de conocimientos, actitudes y habilidades en función de los objetivos de ese cargo específico. Se entiende entonces que la Capacitación habla de objetivos más bien de corto plazo, con resultados inmediatos.

• El Desarrollo del Recurso Humano, en cambio pretende ampliar y desarrollar las capacidades futuras en el empleado, y en este sentido, trasciende las exigencias del cargo actual que este ocupa,  lo prepara para asumir funciones más complejas y nuevas responsabilidades. De esta manera, el desarrollo de recursos humanos guarda una mayor relación con la existencia de 

• Planes de Desarrollo de Carrera con un enfoque longitudinal del crecimiento y desarrollo individual de los empleados 
• Planes de Sucesión de Cargos con un propósito de asegurar un suministro adecuado de talentos en los recursos humanos para las necesidades proyectadas en el futuro según los planes estratégicos de la empresa. 

La capacitación como aliado estratégico

La actividad de capacitación de soporte en el desarrollo organizacional,  orientando sus resultados a la consecución de los planes y objetivos estratégicos de la organización en un corto, mediano y largo plazo. 

De esta misma forma, su misión es agregar valor a la línea por medio de la detección y la implementación de programas de capacitación relativos al desarrollo de las competencias clave, también conocidas como core competences,  del negocio, es decir, aquellas que le permitirán lograr sus objetivos de la forma más eficiente.

¿Que pueden hacer las áreas de Recursos Humanos para transformarse en un aliado estratégico de la organización?

Los administradores de Recursos Humanos deben procurar:

• Involucrarse activamente en el negocio, identificando sus fortalezas y debilidades, y conociendo aquellos procesos que aportan un mayor valor a las actividades que la empresa desarrolla. 
• Mantenerse actualizado respecto de sus necesidades a través de la determinación de las competencias clave de la empresa.
• Entregar soluciones de desarrollo a las problemáticas de las Jefaturas y Gerencias, estableciendo planes de acción concretos respecto de sus necesidades.
• Crear una cultura de aprendizaje continuo que asegure un alineamiento permanente entre el desempeño del empleado y los objetivos estratégicos de la empresa.
• Mantener responsabilidad respecto de los programas de capacitación y desarrollo.
• Manejar y disponer de los recursos, infraestructura y logística adecuada.
• Ser validados como interlocutores y reconocidos en el rol de asesores estratégicos.

¿Cuál es la responsabilidad de las Jefaturas y Gerencias frente al proceso de Capacitación?

• Deben transformarse en el primer responsable por la capacitación de su personal.
• Estar alerta y detectar en forma permanente de las necesidades de capacitación y desarrollo de su grupo de trabajo.
• Alinear los objetivos de sus  áreas con los objetivos de la organización.

¿Cuáles son las ventajas de capacitar al personal de una empresa?

• Mejora el conocimiento de tareas, procesos y funciones en todos los niveles de la organización.
• Promueve el desarrollo profesional y personal de los empleados.
• Incrementa la productividad, rendimiento y la calidad del trabajo realizado.
• Mejora el clima y aumenta la satisfacción del personal.
• Ayuda al personal a identificarse con los objetivos organizacionales.
• Genera mejoras en los resultados económicos de las empresas aumentando su valor.
• Proporciona información respecto de las necesidades futuras de la organización.

Proponiendo un Modelo de Capacitación

La capacitación y el desarrollo de los recursos humanos comprende una secuencia planificada de actividades que se expresan en un proceso continuo, y cuyo ciclo debería renovarse constantemente en la medida que la organización se encuentra en constante interrelación con su entorno.

1.-  Acerca de la Misión, Objetivos y Estrategia de la organización:

Como se señaló, el gran desafío para las áreas de  Recursos Humanos, consiste en poder integrar sus actividades con la estrategia y objetivos de la empresa. En la medida que los programas de capacitación y desarrollo puedan generar cambios en el comportamiento de las personas (adquisición de conocimientos y desarrollo de habilidades) las actividades de capacitación podrán aumentar y generar valor para la empresa.

2.- Acerca de la identificación y análisis de las necesidades de capacitación:

Realizar un buen proceso de detección de necesidades de capacitación resulta fundamental para que las actividades de entrenamiento sean exitosas. En la práctica esta opera como un proceso de diagnóstico, análisis y recolección de información que otorga las herramientas básicas para establecer objetivos de trabajo. 

Entre los métodos más usados para recolectar la información se encuentran:

• Entrevistas realizadas a Jefaturas, grupos gerenciales, otros niveles de la empresa, etc.
• Revisión de documentos y evaluaciones de desempeño.
• Revisión de mallas de capacitación por familias de cargo, si es que existen.
• Observación y análisis del desempeño y tareas de los miembros de la organización.
• Entrevistas al personal desvinculado.
• Indicadores de gestión de RRHH, tales como el nivel de ausentismo, rotación o turnover, tasas de accidentabilidad, baja en la productividad, etc. 
• Problemas relacionados con clima laboral.

3.- Acerca del diseño de las actividades de capacitación:

En términos generales, el diseño de una actividad de capacitación implica: 

• Determinar sus objetivos específicos, las materias o contenidos, las metodologías o tecnologías a emplear y los relatores.
• Considerar las horas y sus respectivos contenidos de acuerdo a las prioridades establecidas acorde la detección de intereses previamente establecidas.
• Un análisis detallado de los contenidos de acuerdo a los objetivos predeterminados.
• Evaluación de los costos involucrados en la actividad.

Tipos de Capacitación

• Nivel organizacional: 

Se centra principalmente en la planificación y definición de los objetivos estratégicos y organizacionales en un sentido amplio. Este nivel incluye actividades propias del ámbito de acción de desarrollo de recursos humanos como también, intervenciones de desarrollo organizacional y se focaliza principalmente en objetivos a largo plazo y en un plano corporativo. 

Se relaciona con el entrenamiento a empleados claves de la organización en aquellas competencias críticas para el éxito de la organización 

En general, se relacionan con generar capacidades y destrezas para que los miembros de la empresa puedan crear de nuevos productos / servicios, desarrollar nuevos procesos o estándares de trabajo, adquirir nuevas tecnologías, implementar cambios culturales a gran escala, definir nuevos mercados y clientes, entre otros. 

• Nivel ocupacional:

Se centra principalmente en las necesidades de la empresa e implementación de actividades de capacitación y desarrollo a nivel de área de trabajo; y de esta forma, se focaliza en el entrenamiento del día a día acorde los requerimientos actuales y más a corto plazo de la organización. Consiste básicamente en analizar la fuerza laboral de la empresa, es decir, su nivel de idoneidad en lo que respecta sus habilidades, conocimientos y actitudes en relación a las necesidades de la empresa y el entorno, pero con un énfasis en el presente.

• Nivel individual:

Se centra en la identificación de la brecha que existe entre las competencias (conocimientos, habilidades y actitudes) actuales de un empleado, y los requisitos exigidos del cargo que actualmente ocupa. Por otra parte, este nivel también contempla las necesidades de desarrollo personal y profesional del empleado, elementos que también son centrales a tomar en cuenta si se quieren empleados realizados y motivados.

Metodologías para la  Capacitación

En general todas las metodologías de capacitación presentan ventajas y desventajas, y por tanto, éstas deben ser siempre escogidas de acuerdo a los objetivos y los resultados que se pretenden alcanzar a través de un plan de capacitación. 

Aquellas orientadas al contenido: diseñadas principalmente para la trasmisión de conocimientos e información.

• Presentación de contenidos
• Preparación de casos y lectura previa
• Estudio de casos
• Ejercicios escritos
• Instrucción directa sobre el puesto de trabajo
• Rotación de puesto

Aquellas orientadas al proceso: diseñadas especialmente para cambiar actitudes, desarrollar habilidades. Por tanto, hacen mayor énfasis en la interacción.

• Ejercicios en tríos 
• Role-playing (juego de roles o dramatización)
• Simulaciones de situaciones de trabajo
• Filmaciones y retroalimentación
• Análisis de video
• Discusión de casos

Lo ideal es que en una actividad o programa de capacitación dichas técnicas puedan complementarse, dado que uno de los grandes objetivos del entrenamiento es que los cambios conductuales esperados en el personal que participa puedan sostenerse en el tiempo, una vez que el proceso de capacitación haya finalizado. Este se transforma en un medio idóneo para perpetuar los cambios de comportamiento deseados.

Algunas sugerencias para el diseño de las actividades de capacitación:

• Cuando se establezcan los objetivos se recomienda enfocar una necesidad de capacitación a la vez.
• Los objetivos deberán  estar definidos con anterioridad, y deben ser medibles, observables, específicos y realistas. No se debe olvidar que la evaluación de la capacitación está determinada en gran parte por el cumplimiento de los objetivos.
• Es más eficiente dividir el trabajo a través de módulos, separando de la manera más natural posible los contenidos a tratar
• Los métodos de entrenamiento se deberían elegir tomando en cuenta la disponibilidad de sus recursos (análisis costo/beneficio), la población objetivo a la cual se dirige la capacitación, y el nivel de ajuste o pertinencia entre los métodos usados y los objetivos definidos.

4.-  Acerca de Administración de la Capacitación: 

Se recomienda tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Aspectos Logísticos:

• Calendarización de las actividades.
• Definición del lugar de realización.
• Definición de los horarios. 
• Contacto con los relatores.

Aspectos Administrativos:

• Citación de los participantes
• Inscripciones a Sence
• Compra de materiales.

Aspectos Legales y estamentos asociados

Desde el punto de vista de los beneficios tributarios,  es importante considerar los siguientes estamentos que dan soporte a esta actividad:

SENCE: Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (entidad pública). Principales funciones: administrar el uso adecuado de la franquicia tributaria para la capacitación, avalar la calidad de los programas de capacitación y controlar el conjunto de normas y procedimientos para promover el desarrollo de las actividades de capacitación.

La Franquicia Tributaria corresponde a un incentivo para las empresas que tributan en primera categoría, que permite rebajar de los impuestos a la renta los gastos de capacitación realizados en el país.

El monto máximo anual equivale al 1% de las remuneraciones imponibles; en caso que este monto sea inferior a 13 UTM, el monto a descontar anualmente será hasta esa cantidad. 

El monto que cubre la franquicia tributaria de un curso está determinado por dos variables: valor hora Sence y monto de la renta del trabajador.

Principales beneficios de la Ley de Capacitación: Cursos normales, Cursos pre-contrato (hasta dos meses previo al contrato), Cursos post-contrato (hasta dos meses después de la última remuneración), Cursos acordados con el Comité Bipartito, Cursos de Reparto, Programas de becas Sociales, Bonificación anual hasta el 10% de gastos de viáticos y traslados; y de hasta un 15% de gastos de dirección y administración de la unidad de capacitación.

OTEC: Organismo Técnico Ejecutor de Capacitación (entidad privada, empresa) Principales funciones: proveer servicios de capacitación a las empresas contratantes, elaborar programas de capacitación y prestar servicios de asesoría a empresas en el área.

OTIC: Organismo Técnico Intermedio de Capacitación (corporaciones privadas sin fines de lucro). Principales funciones: dar apoyo técnico y administrativo a empresas en la promoción, organización y supervisión de programas de capacitación, administrar el uso de la franquicia tributaria, inscripción de cursos,      pago a OTEC, etc. y apoyar a las empresas en el diseño y ejecución de los “cursos-empresa”.

5.-  Acerca de Evaluación de la Capacitación: 

1. Los resultados de la capacitación se deben expresar en valores cuantificables. Es recomendable involucrar a las Jefaturas en la generación de indicadores y criterios de evaluación para la capacitación, y por otra parte, generar un lenguaje común con los otros subsistemas o departamentos de la empresa. El impacto y valor que generan las actividades de capacitación tendrían que traducirse en una mejora en el rendimiento y productividad de los empleados. Ejemplo:

1. Volumen de ventas.
2. Disminución tasas de ausentismo.
3. Disminución de la tasa de rotación.
4. Mejoras en la calidad/procesos de negocio, ya sea en lo que respecta el servicio al cliente.
5. Disminución del retorno de productos defectuosos.
6. Aumento en la participación en el mercado.
7. Mejora en las utilidades de la empresa, entre otras.

1. Es importante evaluar el nivel de satisfacción de los participantes respecto del proceso, el nivel de aprendizaje alcanzado, y en qué medida lo aprendido se ha podido transferir al puesto de trabajo del participante, es decir, si se produjeron cambios en su desempeño derivado del curso de capacitación en particular. No obstante lo anterior, el desempeño es una variable que depende de innumerables factores, por tanto, se recomienda separar los efectos de la capacitación de otros fenómenos que puedan producirse en la empresa que podrían facilitar o inhibir la estabilidad y continuidad del aprendizaje logrado en la capacitación. 

1. Los indicadores tradicionales usados para medir la capacitación son

1. Costo Total de la Capacitación
2. Número de horas de Capacitación
3. Inversión por empleado
4. Horas hombre capacitación v/s total horas trabajadas
5. Costo capacitación v/s costo total mano de obra
6. Costo v/s Venta Bruta, Venta Neta
7. Costo v/s Nómina, etc

Sugerencias para lograr con éxito los Planes de Capacitación:

• Comprometer al nivel superior de la empresa con los planes de entrenamiento.

• Generar una consistencia entre los programas de capacitación y el sistema de recompensas que mantiene la organización.

• Atender a las condiciones de trabajo que rodean al empleado que ha sido capacitado, promoviendo aquellos cambios en la organización -a nivel de su estructura, procesos y cultura- que faciliten y refuercen la estabilidad de los conocimientos, actitudes y habilidades adquiridas por éste.