Indicadores de Gestión de Recursos Humanos (IGRH)
Los pilares fundamentales de una gestión moderna y eficiente de las organizaciones, son la medición y control de las variables relevantes definidas.
Cuando a cada variable se le determina y asigna una meta o rango de acción se constituye el Indicador de gestión (IG) o también llamado Key Performance Indicator ( KPI)
Cada una de las áreas de la empresa define para sí misma los indicadores sobre los cuales será controlada su gestión, lo que en adelante podría considerarse su desempeño.
¿Cuáles son los IG o KPI de las organizaciones?
Estos varían dependiendo del tipo de empresa, sin embargo es posible encontrarse con similitudes generales por áreas, a saber:
Las áreas Comerciales (Ventas y Marketing) podrían medir su gestión a través de:
- ï Volumen de Venta ( Físico y monetario)
- ï Participación de Mercado ( Market Share )
- ï Presencia Publicitaria ( Share of voice)
Las áreas financieras podrían medir su gestión a través de:
- ï Estado financiero
- ï Razones financieras ( liquidez, endeudamiento, etc)
- ï Control de presupuesto
- ï Período de Cobranza
- ï Rotación de Existencia
Las áreas productivas podrían medir su gestión a través de:
- ï Rendimiento de las líneas de producción
- ï Control de Calidad
- ï Control de Inventario
- ï Mermas y pérdidas
¿Cómo se mide la gestión de las áreas de Recursos Humanos?
La gestión de Recursos Humanos, es medida a través de indicadores como:
- Capacitación
- Accidentabilidad Laboral
- Rotación de Personal
- Ausentismo
Estos IGRH se miden en una constante en el tiempo, siendo posible compararse de mes en mes, de año en año, de empresa en empresa, incluso de país en país. En cualquier caso, lo más relevante será estandarizar las fórmulas de cálculo de las tasas con el objeto de que la medición tenga las mismas bases.
Adicional a los anteriores, que podrían ser considerados como los indicadores permanentes y más recurrentes, se encuentran, para algunas empresas por ejemplo, otros como el número de trabajadores sindicalizados.
Otros indicadores, que podrían ser considerados como temporales son aquellos destinados a resolver problemas puntuales y que se pueden medir en un período determinado de tiempo, por ejemplo: problemas en el proceso de remuneraciones, cálculo de comisiones, reclamos por el los servicios de casino, etc.
En este nivel se ubicarían todos aquellos indicadores que la administración de la organización le defina a Recursos Humanos, como elemento de medición de su desempeño, y cuya mejora o su mera intervención vendría a transformarse en un IGRH que a la larga podría medirse cada cierto tiempo y no en forma permanente.
¿Cuál sería la diferencia entre una variable y un Indicador de Gestión?
Respecto de los IGRH, por ejemplo, la variable Accidentabilidad Laboral se transforma en Indicador de Gestión, cuando se establece que en el mes 1 hubo 5 accidentes, y se espera continuamente que este disminuya a cero, o bien se establezca que para el año 2001, los 50 días perdidos deben bajar para el año 2002 en un 50%.-
Lo que se quiere establecer es que las variables por sí solas no nos dicen nada si no existen parámetros de comparación entre sí. Así los IGRH aplican como estrategia de desempeño del área cuando las cifras disminuyen de período en período.
Se asume que si la variable Accidentabilidad disminuye, las acciones preventivas y correctivas de Recursos Humanos han surtido efecto y por lo tanto, la tasa de pago de la mutual baja, lo que redunda en un ahorro de costos y mayor disponibilidad de hora hombre. Lo anterior indicaría claramente que el IGRH asociado a la Accidentabilidad, mejoró.
¿Cómo se miden y calculan los Indicadores de Gestión de Recursos Humanos?
1.- Respecto de la Capacitación
En general, en la administración de la capacitación nos encontramos que esta puede ser medida por:
Número de horas por trabajador: Existe una medición que puede ser comparada y es aquella que habla de las horas capacitadas ( Sence y NO Sence), aún cuando es sabido que no tienen nada que ver con que si la capacitación sirvió o no sirvió o si más aún, influyó o no en una mayor productividad. Lo cierto de este IGRH es que podemos compararnos respecto de número de horas que por lo menos asegura que las actividades se realizaron. La Fórmula es:
Total de horas de Capacitación
_________________________ = Horas por Trabajador
Total de Trabajadores
Costo de la capacitación : Aquí se incorpora el concepto de gasto o inversión, como quiera llamarse. Recordemos que en lenguaje de Finanzas se hablará de gasto y en lenguaje de Recursos Humanos hablaremos de inversión en las personas. La fórmula general:
Total de Gasto
__________________ = Gasto por Trabajador
Total de Trabajadores
/
Cualquiera sea el sistema que apoye el control de esta gestión debe considerar todas las combinaciones de información posibles de manera tal que cuando se elaboren los reportes de gestión, este sea los más real y automático posible. Una medición por persona, por centro de costo, por período, etc.
2.- Respecto de la Accidentabilidad laboral
La Accidentabilidad como meta debería ser siempre cero, sin embargo la realidad dice que siempre va a haber un accidente o una hora perdida a causa de un incidente laboral.
Uno de los principales IGRH es reducir los costos asociados a este concepto y lograr la reducción a cero de los días sin accidentes. Es común ver en las empresa “ llevamos X días sin accidentes” lo que en la práctica se considera uno de los IGRH más visibles porque está permanentemente monitoreado por toda la organización. Su fórmula tradicional:
Número de días perdidos
____________________ = Tasa de Accidentabilidad por Trabajador
Total de Trabajadores
Respecto de las fórmulas utilizadas por las mutuales de seguridad, entidades de dar cobertura a los accidentes y enfermedades profesionales, conforme a la Ley N°16.744, se encuentran:
N° de Accidentes con tiempo perdido X 1.000.000
_________________________________________ = Indice de Frecuencia
Horas Efectivamente trabajadas
N° de Días perdidos X 1.000.000
_________________________________________ = Indice de Gravedad
Horas Hombre Efectivamente trabajadas
3.- Respecto de la Rotación
La rotación de personas o turnover, se refiere a las variaciones que se producen en la organización respecto de ingresos (altas) o salidas (bajas) de personal.
El índice puede presentarse ya sea en forma mensual o anual y se compara con períodos anteriores. Muchas organizaciones establecen índices de gestión dando indicaciones de cuánto debería ser el límite del índice de rotación. Sin importar la forma de calcular o presentar los datos, lo más importante será comparar periodos y/o empresas con fórmulas similares.
Conocer el índice de rotación permitirá prever necesidades de contratación, focalizar acciones en los procesos de selección y reclutamiento en aquellas áreas de mayor índice de rotación. Ya sea que esta sea en forma voluntaria o dirigida por la empresa, la rotación es un indicador que permite entrever que algo está pasando en la organización.
Es importante mencionar que la tasa de rotación puede ser medida desde tres puntos de vista:
1.- Análisis para planificación de personas: aquí se analizan tanto las entradas como las salidas de personas y la formula es:
Ingresos + Salidas
_______________ X 100
2
_____________________________ = Tasa de Rotación 1
Total de Trabajadores del periodo
2.- Análisis de desvinculaciones: se analizan las salidas, tanto las voluntarias del trabajador como las definidas por la empresa. La fórmula es:
Salidas X 100
___________________________ = Tasa de Rotación 2
Total de Trabajadores del periodo
3.- Análisis de las salidas voluntarias; aquí importa conocer cuántas y cuáles son las causas de las renuncias voluntarias. La formula es:
Salidas por Renuncia Voluntaria X 100
_______________________________ = Tasa de Rotación3
Total de Trabajadores del periodo
4.- Respecto del Ausentismo
El ausentismo laboral más que un indicador, es un síntoma que revela no sólo problemas a nivel del empleado sino también evidencia problemas en el ámbito de la organización. Es un factor que es imposible de prever y genera muchas veces desconcierto ya que la planeación de la producción está en función de la disponibilidad de la mano de obra.
El ausentismo lo vamos a definir como: la ausencia del empleado al lugar de trabajo en períodos de trabajo normales, sean estos por faltas, por atrasos y/o permisos. Podría tener su origen ya sea en un problema personal como en un problema laboral.
¿Cuáles son sus causas en el ámbito personal?
Entre las principales se encuentran:
- ï Licencias Médicas por enfermedad común
- ï Licencias Médicas por enfermedad o accidente del trabajo
- ï Descansos maternales
- ï Permisos estipulados en el Código del Trabajo, en su artículo 66
- ï Problemas Familiares
- ï Atrasos involuntarios por fuerza mayor
- ï Faltas o atrasos voluntarios
- ï Problemas de transporte, etc
¿Cuáles son sus causas en el ámbito organizacional?
Entre las principales se encuentran:
- ï Temor al despido
- ï Escasa supervisión
- ï Problemas de motivación por el trabajo
¿Cómo impacta en la productividad?
Si la medición del ausentismo laboral es convertible a valor hora-hombre podríamos obtener un valor mensual y anual de multiplicar el valor hora de cada trabajador que haya presentado ausencias justificadas e injustificadas y obtener así un indicador basado en costos.
¿Cómo se calcula el índice de ausentismo laboral?
Puede calcularse en función de días perdidos y en función de horas perdidas. Este último cálculo resulta relevante a la hora de incorporar los atrasos y permisos en el análisis.
La fórmula para días perdidos es:
Indice = Número de días-hombre perdidos por inasistencia al trabajo X 100
Número de hombres x Número de días de trabajo
Si se quiere obtener un cálculo de horas perdidas se debe sustituir los días por horas.
¿Qué sucede con los costos asociados a las ausencias laborales?
Salvo aquellos casos de ausencias contenidas en el Código del Trabajo, artículo 66, todo el ausentismo es descontado del trabajador, por lo tanto no es costo empresa.
En los casos de licencias médicas el pago lo realizan los propios sistemas de salud, a excepción de aquellas empresas en que libremente deciden pagar determinados beneficios a sus trabajadores, por ejemplo, frente a licencias médicas de 10 y menos días, pagar los tres primeros días no cubiertos por los sistemas de salud o licencias de rentas por sobre las 60 UF.
Por lo anterior, el día de trabajo perdido por el trabajador a causa de una enfermedad, es de cargo de los propios sistemas de salud, por lo tanto, podría decirse que el único costo asociado es el de absorber el trabajo no realizado por un compañero de trabajo o un reemplazo temporal externo.
Función de las Áreas de Recursos Humanos
A Recursos Humanos le compete administrar esta información y trabajar en función de controlar las tasas y mantenerlas en rangos aceptables.
Por ejemplo, en Capacitación deberá tener que cumplir con los planes trazados en actividades de capacitación, tanto en las temáticas como en horas y costos asociados.
Respecto de la accidentabilidad laboral, se puede hacer mucho si existe una real intervención tendiente a reducir tasas y controlar de esta forma los costos por concepto de seguridad social.
Respecto de la rotación de personal, a Recursos Humanos le compete estar atento a los movimientos de personal, sobre todo si se trata de movimientos voluntarios; estos son alarmas que hacen pensar que algo está pasando.
Respecto del ausentismo laboral, sucede igual situación que lo anterior, este indicador como tal revela un síntoma negativo y se debe abordar.
De cualquier forma, sea que Recursos Humanos administre formalmente o no estas variables de gestión, su intervención debe estar basada sobre elementos sensibles para la organización y que sean de fácil medición y de explicación.
Sus planes de acción siempre deben contemplar elementos objetivos de comparación que permitan de mes en mes, de año en año demostrar avances en la gestión de administración de recursos humanos.