Guía práctica para realizar presentaciones profesionales

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Realizar Presentaciones ante público requiere preparación y una clara definición de qué queremos dar a conocer y cuál es el efecto deseado.

Definiremos como público desde mi equipo de trabajo, el área de trabajo, la organización completa o un grupo de personas desconocidas.

Algunos consejos Prácticos al Preparar la Presentación

  1. Preparar acuciosamente la presentación dando un orden lógico: el tema  a tratar debe tener un contenido concreto con ejemplos claros y con una secuencia que le permita  al asistente seguir en forma óptima la presentación. Se debe pensar en la presentación como un proyecto y por lo tanto debe ser considerada con mucha responsabilidad.
  1. Utilizar elementos visuales con el objeto de hacer clara y fácil la asimilación de la presentación. Escribir el contenido a entregar en extensas textos que los participantes no alcanzan a leer, tanto por tiempo como por dificultad en el tamaño de la letra, es lo menos óptimo en materia de presentaciones. El texto debe ser  claro, de pocas palabras y con la viveza de colores y formas necesaria que permita la retención de la información.
  1. Ver en la presentación una buena oportunidad de hablar en público.  Es muy frecuente encontrarse con personas que eluden la posibilidad de hablar en público y cuando lo hacen , lo hacen muy apurados ojalá sin dejar espacios a las preguntas. 
  1. Conocer el material que va a dar a conocer, estudiarlo y practicar la charla. Es recomendable conocer a fondo la información, esto dará dominio y por lo tanto seguridad en el manejo del tema.
  1. Prever ante de dar la charla, todo lo necesario para no generar interrupciones y tardanzas. Es recomendable evitar retrasos  anticipándose a los hechos. Probar los equipos, contar con copias de la presentación en lo posible si se va a presentar en un equipo proyector de diapositivas también se debe considerar en forma adicional.
  1. Preparase para una etapa de preguntas y respuestas: Esta etapa es crucial. Hablar en público más que una obligación es una oportunidad. Es recomendable que esta actividad sea una etapa planificada hacia el final de la presentación. De esta forma el presentador expone todo lo que formalmente vino a entregar, los asistentes escuchan los que en rigor deberían oír y fundamentalmente en la etapa de preguntas y respuestas los asistentes profundizan en temas ya tratados y agregarán algunos no analizados.
  1. Considerar que realizar una presentación de la oportunidad de que podamos ayudar realmente al auditórium a clarificar sus dudas y poder aportar en forma adicional a lo ya expuesto. 

Consejos Prácticos al realizar la  Presentación

  1. Vestirse adecuadamente a la ocasión. Esto porque es importante que los participantes no reparen en el aspecto de vestuario del presentador, ropas, accesorias, etc, y que la atención se centre exclusivamente en la temática de la presentación.
  1. Interesarse por todos los asistentes y  visualizar el beneficio que recibirán.. Tan importante como preparar la presentación,  será considerar que el público es variado y los canales sensoriales a través de los cuales ellos lograrán entender el mensaje también. Todos percibimos el mundo de forma distinta y así como para algunos es más fácil entender la comunicación escrita para otros será más fácil entender la comunicación verbal

Para los Auditivos:

Cuando el canal sensorial preferido es el Auditivo las personas representan con sonidos, al pensar en el mar escuchan el sonido de las olas, las gaviotas. Las características personales  de postura distendida, posición de escucha telefónica, respiración amplia, voz bien timbrada, ritmo mediano y palabras auditivas (oír, mencionar, todo oídos, decir, discutir)  sugieren a que estos participantes  probablemente se sentirán cómodos si la invitación a la charla es comunicada verbalmente.

Usar métodos como videos, sonidos, en el lenguaje utilizar palabras auditivas como oír, escuchar, voz, música, etc. favorecerán un mejor entendimiento del mensaje.

Para los visuales:

Cuando el canal sensorial preferido es el Visual las personas representan las cosas con imágenes, al pensar en mar, ven las olas, la inmensidad, vez el horizonte. Las características personales de postura algo rígida, movimientos de ojos hacia arriba, respiración superficial y rápida, voz aguda, ritmo rápido, entrecortado, uso de palabras visuales (ver, imaginar, aspecto, mirar)  sugieren que estos participantes entenderán mejor el mensaje si nos apoyamos con medios visuales.

Usar métodos como data show, papelógrafos, folletos escritos, transparencias, colores, etc. favorecerán un mejor entendimiento del mensaje.

Para los kinestésicos

Cuando el canal sensorial preferido es el Kinestésico (tacto, sabor y olor) las personas representan las cosas con sensaciones internas o físicas, al pensar  en mar pueden sienten el olor de la playa, melancolía, alegría, frío, etc. Las características personales de postura muy distendida, respiración profunda, amplia y baja, voz grave, ritmo lento con muchas pausas, palabras elegidas con referencia a sensaciones ( sentir, cálido, emocional, suave)  sugiere que estos participantes se sentirán muy cómodos si el lenguaje utilizado es más bien cálido, emocional, si el ambiente tienen un temperatura adecuada, etc.,

Al no tener claridad de quienes son todos los participantes y cómo son, lo mejor es prever una distribución homogénea y considerar elementos comunes a todos que permita llegar a todo el público a través de los diversos canales sensoriales. 

  1. Nombrar a algunos asistentes cuando el tema lo amerite, haciendo mención a casos que a ellos le interesan. A las personas les hace sentir bien cuando la mencionan y nombran, salen de la masa y pasan a ser un ser único.

Medios Audiovisuales de apoyo

Antes de utilizar los distintos métodos de apoyo audiovisual es muy importante analizar cada tema y si efectivamente es necesario el apoyo. Algunos de estos medios son:

  • Dispositivas ( Power Point )
  • Transparencias
  • Papelógrafos
  • Videos
  • Pizarra
  • Folletos 
  • Música
  • Productos a repartir

Al presentar estadística debe asegurarse de que estas estén correctas y por lo tanto la precisión juega un papel  relevante. El dato debe ser claro y sencillo.