“Carta Oferta”: Herramienta de Apoyo para las Contrataciones de Personal

La culminación positiva de un Proceso de Reclutamiento y Selección, es la Contratación de Personal. Una etapa previa, y no menor, es el ofrecimiento formal de trabajo al postulante seleccionado. 

Las cosas claras en esta etapa, favorecerán,  en gran parte,  el éxito de una nueva contratación. Surge aquí la llamada “Cartas de Entendimiento” o “Carta Oferta”

¿Qué es una Carta Oferta?

Una “Carta Oferta”  es un documento formal, que no produce obligaciones de carácter laboral, y que la empresa emite al candidato seleccionado indicando los alcances de su futura contratación.

¿Cuál es el objetivo de esta carta?

El objetivo principal es dar a conocer al candidato la oferta de trabajo y las condiciones contractuales futuras, con el objeto de que pueda evaluar el ofrecimiento y confirme su aceptación al cargo, mediante su firma. El documento se firma en dos ejemplares,  quedando una en poder del futuro empleador y otra en poder del futuro empleado.

¿Qué beneficios tiene para la organización?

Junto con favorecer la imagen de la empresa en cuanto a formalidad y seriedad, otorga una metodología de trabajo que finalmente  ayuda a mantener los controles necesarios que contribuyen a evitar descoordinaciones o malos entendidos por cuanto en este documento se expresan condiciones de laborales que implican costos para la organización (Sueldo y Beneficios) y datos respecto de la estructura organizacional (Cargo y dependencia).

Es importante  destacar que este documento no genera una obligación de carácter laboral,  ya que queda en el ámbito de un ofrecimiento de trabajo el cual está  supeditado al ingreso del trabajador a la empresa y por ende a la generación de un contrato de trabajo.

¿Qué beneficios tiene para el postulante?

El postulante que recibe una oferta de trabajo formalizada mediante un instrumento de esta naturaleza, en primer lugar aprecia la formalidad de su futuro empleador, y en segundo lugar,  le permite tener la tranquilidad de renunciar en forma segura  a su trabajo actual o a otra postulación si es que estaba  participando en forma paralela. También le permite mantener en sus archivos personales,  material que en un futuro podría resolver dudas respecto de sus condiciones contractuales.

¿A quiénes se le debe entregar una “ Carta Oferta”?

En general esta herramienta es utilizada con cargos de mayor jerarquía en la organización, sin embargo nada se opone a que se utilice con la totalidad de los cargos.

¿Qué elementos contiene una Carta Oferta?

Una carta de entendimiento, debe contener cómo  mínimo los siguientes elementos:

• Nombre del Cargo
• Categoría/Nivel del Cargo ( Si es que existe jerarquía de posiciones)
• Nombre y Cargo del Jefe Directo
• Fecha de Inicio de las Funciones ( este dato puede quedar registrado durante la reunión de ofrecimiento)
• Sueldo Bruto ( Mensual o Anual)
• Beneficios Legales
• Beneficios Internos

¿Cuándo se confecciona la “Carta Oferta”?

Una vez que la Organización ha definido cuál postulante que mejor de adecua a su búsqueda, Recursos Humanos debe acotar las condiciones laborales que fueron analizadas antes de la búsqueda, tomando en cuenta tanto de las políticas salariales internas, como los requerimientos del postulante seleccionado. 

¿Quiénes firman la “Carta Oferta”?

Idealmente esta carta debe estar firmada por la Jefatura directa, Gerente de Recursos Humanos y Postulante.

¿Cómo y cuándo se entrega la “Carta Oferta”?

Citado el postulante a la organización, Recursos Humanos, informará acerca de la decisión de su contratación y se le darán a conocer las condiciones contractuales. Una vez que el postulante está de acuerdo,  se solicita su firma en las cartas oferta en señal de aprobación.

¿Qué sucede si el postulante no está de acuerdo con las condiciones ofrecidas?

En términos generales,  siendo la carta oferta el resultado las políticas salariales internas y de los requerimientos del candidato, difícilmente podría suceder una situación de esta naturaleza.

No obstante lo anterior,  es posible que debido a que los tiempos de un proceso muchas veces se extienden, las condiciones del ofrecimiento podrían cambiar por causa de situaciones diversas,  atribuibles tanto al candidato como al empleador.

Por ejemplo, en el caso de la empresa podrían haber cambiado algunas estimaciones  de presupuesto, haberse generado reestructuraciones internas, entre otras;  y por el lado de postulante, podrían haber cambiado sus condiciones salariales en su actual puesto de trabajo, haberse producido reestructuraciones en su empresa actual, o exista un mejor ofrecimiento en otra postulación.

Si la empresa está dispuesta  a atraer al candidato,  porque confía en sus capacidades y el aporte que entregará  a la organización, puede realizar una contraoferta  salarial que incluya mejoras, en lo posible manteniendo las políticas de compensaciones de forma tal que no alteren  la equidad interna. (Manual de Consultas Empresariales, Diciembre 2001 “Compensaciones: elemento esencial en la relación empresa-trabajador” 

A continuación se entrega una “Cata Oferta” tipo que puede ser de mucha utilidad para comenzar a utilizar.

Carta Oferta Tipo

Santiago, 10 de Julio 2002

“ Señor

Juan Carlos  Rojas

Presente

Estimado Juan Carlos:

Mediante esta carta, nos es grato ofrecerle el cargo de Gerente de Marketing de nuestra empresa …………………., reportando al Gerente General, señor ……………….

A continuación le damos a conocer los principales términos de tu contrato:

Salario Base Bruto Mensual: Tu salario base mensual bruto será de  $……….al  cual se le aplicarán las deducciones legales correspondientes.

La revisión de tu sueldo se realizará cada ………………..años en el mes de …………..

Gratificación: se debe indicar si será pagado bajo el criterio del monto legal o bajo otra modalidad.

Beneficios: Aquí se deben indicar,  bajo una definición general,  los beneficios más importantes asociados al cargo como Bonos por Desempeño, indicando los requisitos para su obtención, además de los Seguros Médicos y de Vida, y Automóvil si es que procede, entre otros.

Si estás de acuerdo con nuestro ofrecimiento, te agradeceremos firmar esta carta en señal de aceptación.

Estamos ciertos que esta oportunidad será beneficiosa para usted como para nuestra empresa.

________________________ _____________________________

Nombre del Postulante Nombre y Cargo Jefe Directo

________________________

Nombre y Cargo

Gerente de Recursos Humanos