Sistemas de Información para Recursos Humanos
Transformar los datos en información útil y confiable, reduciendo los errores y eliminando las duplicidades son objetivos básicos de los sistemas de información.
Base de datos v/s Sistema de Información
Mientras el primero corresponde a un sistema que guarda y acumula datos que se clasifican de acuerdo a una estructura lógica predeterminada, el segundo procesa esos datos y permite generar consultas y reportes, desde simples listados a reportes analíticos que combinan diversas variables.
¿Qué datos se pueden almacenar en Recursos Humanos?
Los datos que administra Recursos Humanos están sustentados por la información que emana de dos áreas fundamentalmente:
- Los sistemas de remuneraciones
- La gestión de recursos humanos
Respecto de los primeros, hoy en día se registran y administran sobre la base de software que pueden trabajar en plataformas DOS o Windows.
Respecto de la gestión de Recursos Humanos se podría decir que en general hay muy poco registro y si es que existe, en la mayoría de los casos la información se encuentra almacenada en papel y rara vez se cuenta con un programa computacional de gestión.
En general pueden obtenerse datos de distintas fuentes, por ejemplo:
- Datos Personales del trabajador: provenientes de una ficha personal que informa acerca de: grupo familiar, estado de salud, historia laboral, académica, etc.
- Datos relativos al puesto de trabajo: informa acerca del cargo, su descripción, su dependencia, elabora información de estructura organizacional, etc.
- Datos Laborales emanados de las condiciones estipuladas en sus contratos de trabajo, nivel de compensaciones y beneficios asociados al cargo, etc.
- Datos de Entrenamiento referidos principalmente a las actividades de capacitación, los costos asociados y sus interrelaciones con el Sence, etc.
- Datos de Desempeño emanados de los sistemas de la administración del desempeño
- Datos Externos referidos a información de compensaciones de mercado, movimientos económicos del entorno, etc.
- Registro de eventos internos como licencias médicas, vacaciones, atrasos, permisos, etc.
¿Qué puede suceder si no existe un ordenamiento de los datos?
Aún cuando los sistemas de remuneraciones son los más confiables desde el punto de vista del dato numérico, no siempre contienen información actualizada, más aún, muchas veces sus datos no guardan relación con la realidad, por ejemplo el cargo, área de trabajo, tipo de convenios y beneficios especiales asociados al cargo y en este caso la confiabilidad se ve perjudicada.
La renta es un dato que permanentemente estará actualizado y claro porque el trabajador será el primero en reclamar si hay algún error. No obstante lo anterior, las áreas de Recursos Humanos trabajan sobre la base de planillas electrónicas, que no siempre están en línea con la información de remuneraciones y allí se presenta el gran error. Si la información no está ordenada, si no emana de la fuente principal proveedora de la información, si no proviene de la BASE DE DATOS única y peor aún si esta no se actualizó, siempre habrá incongruencia de información.
Esto es, si acaso el aspecto central, que pone a prueba las habilidades de los administradores de las áreas de Recursos Humanos, de mantener registros confiables.
Un ejemplo recurrente y ya clásico en las áreas de Recursos Humanos es la generación de listados que siempre lleva algún error. Personas que ya no existen, personas nuevas, rentas que han sido modificadas, personas que cambiaron de área de cargo, etc. Cuando los Gerentes de área se manejan con listados excel y los datos no han sido actualizados y no provienen de la fuente madre de información, siempre habrá datos que no cuadran. Peor aún sucede cuando son los propios sistemas de información los que no han sido retroalimentados con las modificaciones o el dato fue mal ingresado. En este caso es el área de Recursos Humanos la que recibe todo el descrédito.
Una Política para el Manejo de la Información de Recursos Humanos
Prevenir la duplicidad de información, eliminar el error, procesar los datos, como así también lograr emitir valiosos reportes que faculten a los administradores a tomar decisiones sobre la base de información oportuna y confiable, es el principal objetivo de una política clara en el manejo de la información de recursos humanos.
¿Qué elementos debe tener esta política?
Debe establecer los lineamientos generales de orden, actualización, confidencialidad y alcances.
Es primordial señalar quien administrará y cómo se mantendrán los registros de información. Aquí aparece el rol del interlocutor informático quien deberá ser entrenado en el uso de los sistemas de información como una especie de backup interno en la administración del software de remuneraciones. Deberá administrar en forma confidencial la información y deberá resguardar que su contenido esté protegido de posibles ingresos a las bases de datos.
Asimismo, respecto de los temas de gestión deberá haber un entrenamiento respecto del ingreso y registro de datos, como así también en la elaboración de reportes de gestión. Comúnmente debe ser un miembro del equipo de Recursos Humanos que se maneje bien con los sistemas de información.
¿Para qué se usa la información de Recursos Humanos?
Los administradores de las áreas de Recursos Humanos, dentro de sus funciones deben ejercer un control de los recursos y por lo tanto el dato actualizado es fundamental para que este control se desarrolle sobre la base de información confiable.
Asimismo la planeación del recurso humano que, si bien estará en manos directas de cada Gerente y/o Jefe de Área que planea la estructura organizacional de su departamento, debe contar con información actual y certera. Esta última siempre emana de las áreas de recursos humanos que acompañan a la línea en esta correcta administración de la planeación estratégica del recurso humano.
Tomar decisiones sobra la base de información confiable es el objetivo primordial de cualquier administrador.
En un sentido más amplio, la información de recursos humanos, se transforma en un aspecto prioritario cuando se trata de tomar decisiones en la empresa (contrataciones, desvinculaciones, promociones, presupuesto, etc)
¿Qué información se puede obtener del procesamiento de datos?
- Informes Legales (Previsionales, Cargas Familiares, etc)
- Informes de Gestión ( Rotación, ausentismo, vacaciones, etc)
- Listados ( por área, por cargo, de sueldos y beneficios, etc)
- Estadística ( edades, antigüedad, escolaridad, etc)
- Pocionamientos ( posición salarial contra mercado, respecto de la equidad interna, etc)
- Tendencias ( salariales por área, de crecimiento en renta, etc)
- Organigramas actualizados
¿Qué tipo de software existen para el manejo de datos de recursos humanos?
Hoy día existen nuevas formas de administrar los datos y obtener información confiable. Están lo llamados software para la administración de las remuneraciones y algunos de ellos son:
- Payroll
- FlexLine
- AS One
- Winner
- DB Soft
- Meta 4
- Nexus
Cada uno de ellos contiene los elementos esenciales para la administración de remuneraciones, sin embargo cada uno de ellos difiere cuánto más elementos tiene respecto de la posibilidad de generar informes de gestión de Recursos Humanos, incluso respecto de sus potencialidades como por ejemplo ser compatibles con los sistemas ERP (Enterprise Resources Planning) también llamados World Class, entre ellos SAP, Oracle, Baan, People Soft.
¿Se puede administrar computacionalmente la Gestión de Recursos Humanos?
Los sistemas mencionados contienen alternativas para la administración de información de gestión de Recursos Humanos, sin embargo como estos sistemas siempre son asignados a las áreas operativas de remuneraciones, muchas veces las opciones de gestión quedan disminuidas y no son utilizadas por los administradores de Recursos Humanos.
Por esta razón cuánto más involucrados estén estos administradores en conocer los software de remuneraciones y puedan extraer de ellos todas sus bondades, mayor serán los beneficios obtenidos.
¿Existen sistemas informáticos exclusivos para la gestión de Recursos Humanos?
Cada día más, la informática se pone al servicio de quienes en forma inteligente le saben utilizar. Las áreas de Recursos Humanos, aún cuando administran información cualitativa pueden llegar a procesar sus datos y transformarla en información cuantitativa.
Son pocas las empresas que se han dedicado a obtener todos los beneficios de los software de remuneraciones. Aún así, han aparecido sistemas como el módulo HR de SAP que ayuda a administrar computacionalmente conceptos como Selección, Beneficios, Sobretiempos, etc. ( www.sap.cl).
No obstante lo anterior, estos sistemas son módulos que requieren ser acompañados de los módulos financiero-contable y como todo world class, además de ser costosos, su implementación pasa por una decisión de empresa de rediseñar todos los procesos internos de la organización y pasar a utilizar las mejores prácticas incorporadas en estos sistemas.
Por otro lado, algunas empresas consultoras se han dedicado a desarrollar software para la gestión de Recursos Humanos, los temas son variados y entre ellos se encuentran:
- Software PEP, programa de Estimación de Potencial, utilizado para selección, capacitación, evaluación de desempeño, etc ( www.percade.cl)
- Software Selección, CATS, Coaching, Team View/360°. Administra test de evaluación de personal, selección y búsqueda de candidatos, etc ( cenac@cenacconsultores.com)
- Software SIGA, Módulos de gestión interrelacionados enfocados a elaborar informes de gestión para la toma de decisiones. Capacitación, Evaluación de Desempeño, Accidentes laborales, Problemas Sociales y su impacto en las futuras Negociaciones Sindicales, etc. (www.hr.cl)
¿ Cómo una dato cualitativo puede transformarse en información cualitativa?
Recursos Humanos administra muchos datos que se transforman en información útil para la toma de decisiones.
Por ejemplo:
Conclusión: 4 eventos relacionados con un posible alcoholismo ha presentado un trabajador en dentro del período de 1 mes.
¿Cómo mantener un sistema de información confiable?
Ordenando los datos, elaborando reportes de gestión y actualizando permanentemente la información.
Esta debe ser la función principal de los encargados de administrar los sistemas de información de Recursos Humanos, ya sea respecto de los sistemas de remuneraciones, como de la información de gestión de Recursos Humanos.